Un estudio realizado por Bain & Company describe las consecuencias del uso ineficiente del tiempo en una muestra de diecisiete corporaciones: sobrecarga de comunicaciones, cadenas de emails interminables, reuniones improductivas, performance pobre, burocracia excesiva, elevados niveles de frustración y ¨burnout¨ generalizado, entre otras.
Para solucionar dichas consecuencias, la investigación propone que el tiempo se presupueste y administre de la misma manera en que presupuestamos y administramos los recursos financieros de la compañía. Esto involucra que cada empleado que utilice el ¨tiempo corporativo¨ (el tiempo que invierten los integrantes de la organización realizando su trabajo) como recurso, responda por el resultado del tiempo invertido (R.O.T.I).
Algunas de las sugerencias que brinda el estudio:
- Identificar claramente las prioridades estratégicas en la agenda corporativa y asignar tiempo asolo a aquellas iniciativas que la organización ha resuelto focalizarse.
- Evaluar cada actividad a la que asignemos tiempo (reuniones, viajes, comunicaciones) en términos de eficiencia y efectividad.
- Elaborar modelos de negocio para todo proyecto y asignarle un líder o sponsor que responda por los recursos invertidos en dicho proyecto.
- Simplificar el organigrama (hacerlo más plano) para liberar tiempo, ya que, a mayor número de niveles, mayor lentitud en las comunicaciones y en el proceso de toma de decisiones.
- Designar responsables para la asignación de tiempo corporativo. Por ejemplo, quienes pueden organizar reuniones, llamadas de conferencias y decidir el número de participantes en las mismas.
- Estandarizar quiénes deciden qué temas y el tiempo de respuesta.
- Establecer lineamientos para reuniones: puntualidad, preparación, objetivos claros, distribución previa de contenidos y tiempo límite de treinta minutos.
- Dar feedback continuamente a la gente respecto a las actividades en que utilizaron el tiempo, el costo del mismo y los resultados que alcanzaron.
El estudio mencionado también informa acerca del dinero que las compañías pierden por no administrar el tiempo eficientemente. Paradójicamente, cuando se presentaron las sugerencias a los ejecutivos de las empresas que participaron del estudio éstos mostraron reacios a aplicar las sugerencias presentadas bajo la excusa de que….¡ no contaban con tiempo suficiente para implementarlas!
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Fuente: Your Scarcest Resource, by Michael Mankings, Chris Brahm and Gregory Caimi, Harvard Business Review, Junio 20, 2016.